Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, hàng loạt các phần mềm được tung ra nhằm mục đích giúp việc số hóa tài liệu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 714 của Thủ tướng Chính phủ, hiện nay các cơ quan nhà nước đang đẩy mạnh số hóa cơ sở dữ liệu dùng chung và cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

 

Ứng dụng phần mềm để số hóa tài liệu, thay thế cơ sở dữ liệu truyền thống. Ảnh minh họa

Phát biểu tại buổi giới thiệu triển lãm CNTT - Điện tử - Viễn thông lần 1 năm 2017 được tổ chức tại TP. HCM, ông Lê Quốc Cường, Phó Giám đốc Sở TT&TT TP.HCM cho rằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu số thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống không còn là câu chuyện chuyên môn của từng bộ phận, doanh nghiệp mà chính là bài toán không nhỏ với mỗi cơ quan, doanh nghiệp để có thể giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình hoạt động, gia tăng sức cạnh tranh.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang mang đến nhiều cơ hội lẫn thách thức, việc xây dựng cơ sở dữ liệu số (số hóa tài liệu) thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống (dữ liệu lưu trữ bản cứng) đã trở thành vấn đề vô cùng cấp bách và quan trọng không chỉ cho chính quyền mà cả doanh nghiệp để tạo sức mạnh cạnh tranh và phát triển.

Nhận định tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong việc xây dựng chính quyền điện tử, tại buổi trao đổi với các doanh nghiệp ngành CNTT, ông Trần Vĩnh Tuyến, Phó Chủ tịch UBND TP HCM cũng yêu cầu Sở TT&TT TP HCM sớm hối thúc các quận huyện hoàn tất việc số hóa thông tin về dân cư, đất đai ngay trong năm nay và chủ động mời doanh nghiệp tham gia cung ứng giải pháp chứ không phải đợi họ đi tiếp thị. Chỉ đạo đã có, nhưng lựa chọn doanh nghiệp phù hợp đồng hành xây dựng cơ sở dữ liệu hiệu quả là vấn đề mà các cơ quan quản lý phải cân não thẩm định, chọn lựa.

Thực tế có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Điều này đang gây khó khăn trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu dẫn tới việc ảnh hưởng đến kết quả công việc. Tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc.

Bên cạnh đó khối doanh nghiệp cũng có đến 80% đang quản lý tài liệu theo hình thức thủ công, gây tốn chi phí địa điểm, nhân sự để bảo quản tài liệu.

Đặt trong thực tế nói trên, việc giải bài toán bằng giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp đang được đặt ra cấp bách, nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đang dẩy mạnh năng lực cạnh tranh như hiện nay.

Đối với các cơ quan nhà nước, thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 714 của Thủ tướng Chính phủ, hiện nay các cơ quan nhà nước cũng đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung (như về dân cư, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh…) và cơ sở dữ liệu chuyên ngành (cơ sở dữ liệu về tài nguyên môi trường, người có công…).

Số hóa tài liệu về bản chất là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được thông qua việc ứng dụng phần mềm.

Theo các chuyên gia, ứng dụng giải pháp số hóa cơ sở dữ liệu, thời gian tìm kiếm hồ sơ trích lục sao y khai sinh, khai tử, kết hôn… tại phòng tư pháp quận, huyện từ chỗ phải mất tới từ 2-4 giờ hiện có thể rút ngắn xuống chỉ còn khoảng 5 giây. Tiêu biểu như phần mềm N-FILES PRO áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), bóc tách thông tin tự động giúp giảm thiểu nhân lực và thời gian thực hiện. Bên cạnh đó, phần mềm sử dụng các công cụ kiểm soát, đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu số hóa tại tất cả các khâu, giúp đảm bảo độ chính xác của dữ liệu đầu ra. Đáng chú ý, dữ liệu số hóa có thể kết xuất ra nhiều định dạng, dễ tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm khác.